個人情報保護のための行動指針

1.「個人情報保護に関する行動指針」

AI inside 株式会社(以下「当社」)は、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年5月30日法律第57号)、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年5月31日法律第27号)等の順守徹底を図り、また、「個人情報保護委員会のガイドライン」、「その他の関連するガイドライン」、「行政庁が公表する文書」に則って、個人情報を保護するため次の各項の実施に努めます。

1. 社員教育の強化

個人情報保護に関する学習教材を作成し、当社の全社員および派遣社員に配布するとともに、最低1年に1回は個人情報を取り扱う当社の全社員および派遣社員を対象に研修を実施します。

2. 個人情報保護に関する内部規程の整備

個人情報保護に関する内部規程を整備し、個人情報の取り扱いについて明確な方針を示すとともに、個人情報の漏えい等に対しては、厳しい態度で臨むことを社内に周知徹底します。

3. 「個人情報保護管理者」の配置および機能強化

「個人情報保護管理者」を設置し、情報セキュリティ管理責任者をその職に任命するとともに、法令、ガイドラインの順守、内部規程の策定、監査体制の整備その他個人情報の取り扱いの監督を実施するために、その役割を明確にした体制を整備します。

4. 適切な情報セキュリティ対策の実施

個人情報の漏えい、減失または毀損の防止その他の個人情報の安全管理のために個人情報へのアクセス管理、個人情報の持ち出し制限、外部からの不正なアクセスの防止のための措置その他の必要かつ適切な措置を講じます。

5. 業務委託について

  1. (1)各種サービス等の販売業務、問い合わせ対応業務、設備メンテナンス業務、料金関連業務、マーケティング業務その他の業務において、個人情報の取り扱いの全部または一部を委託する場合があります。
  2. (2)業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分に審査します。業務委託契約においては、安全管理措置、秘密保持、再委託の条件、その他の個人情報の適正な取り扱いに関する事項について定め、定期的な委託業務状況のモニタリング等を実施することによって当社の業務委託先を適切に監督します。
  3. (3)業務の受託に伴って委託元から提供(預託)された個人情報について、これを当該委託元との契約の目的の達成に必要な範囲内で利用します。

6. 監査体制の整備・充実

個人情報の保護が適切に行われているかどうかについて、社内で監査できる体制を整備してまいります。
また、アクセスログを活用した監査は、個人情報漏えい者の早期発見およびそれによる抑止効果の発揮による漏えいの未然防止に有効と考えられますので、その実施方法を検討してまいります。

7. 個人情報の適切な収集、利用、提供および公表等

個人情報の収集に当たっては、利用目的を明確にし、申込書等の書面、WEBサイト等の画面、口頭等の方法で、適法かつ公正な手段を用いて取得します。また、利用、提供および公表等に当たっては、事業の内容および規模を考慮した上で、適切に実施し、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。

8. 問い合わせへの対応

当社は、当社が取り扱う個人情報について、本人から開示、訂正、利用停止及び苦情相談等のお問い合わせがあった場合は適正に対応します。

9. 個人情報保護に関する活動の継続的改善

個人情報保護に関する上記1~8の活動について、継続的な見直し・改善を図ります。

10. 改訂について

当社は、本「個人情報保護のための行動指針」の内容の全部または一部を改訂することがあります。重要な変更がある場合には、当社WEBサイト上等において、分かりやすい方法でお知らせします。

本「個人情報保護のための行動指針」の対象

本「個人情報保護のための行動指針」における「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」とは、個人情報の保護に関する法律に規定するそれらを意味し、対象は当社のお客さま、取引先企業の社員、当社の社員を問いません。
本「個人情報保護のための行動指針」は、各項に特別な断りがない限り当社が取得する全ての個人情報および当社が管理する全ての個人データに適用されます。

2015年8月3日 制定
2017年12月26日 改定
AI inside株式会社
代表取締役CEO 渡久地 択

<個人情報保護に関する連絡先>
個人情報問合せ窓口
個人情報保護管理者 管理部長
TEL.03-5468-5041

2.「個人情報の取り扱いについて」

本「個人情報保護のための行動指針」における「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」とは、個人情報の保護に関する法律に規定するそれらを意味し、対象は当社のお客さま、取引先企業の社員、当社の社員を問いません。
本「個人情報保護のための行動指針」は、各項に特別な断りがない限り当社が取得する全ての個人情報および当社が管理する全ての個人データに適用されます。

AI inside株式会社(以下総称して「当社」)は、個人情報をそれぞれ以下の目的で利用します。

    1. 直接書面以外で取得した個人情報の利用目的

  1. お取引先様から委託を受ける業務において取り扱う個人情報
  2. 文字認識サービスの提供のため
  3. ご契約内容を実施し適切に管理するため
  4. 人工知能の研究開発業務の遂行のため
    2. 開示対象個人情報の利用目的

  1. (1)お取引先様の個人情報
  2. お取引先様との間のご契約内容を適切に管理するため
  3. (2)株主の皆様の個人情報
  4. 会社法及び商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
  5. 当社から各種便宜を供与するため
  6. 株主と会社の関係の円滑化を図るための各種の施策を実施するため
  7. 各種法令に基づき所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため
  8. (3)当社への入社を希望される皆様の個人情報
  9. 就職先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供・連絡のため
  10. 採用選考業務のため
  11. (4)当社へお問合せ頂いた方の個人情報
  12. 当社の接客態度等の向上のため
  13. お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため
  14. なお、上記以外の目的で当該個人情報を利用させていただく場合は、その都度、その利用目的を明確にし、ご利用者から事前の同意をいただきます。

    3. 第三者提供

    当社は、個人情報の取り扱いに関する個人情報保護規程等を定め、それを組織的に運 営することで、ご提供またはお預かりする個人情報のセキュリティを確保し、以下の いずれかに該当する場合を除き、いかなる第三者にも開示いたしません。
    また、秘密保持契約を締結している委託先の外部業者へ開示する場合でも、契約による義務づけ方法等により、その業者からの漏洩、再提供の防止を図り、提供する情報はできる限り匿名加工情報とします。

  1. •ご本人の同意がある場合
  2. •あらかじめ当社と秘密保持契約を締結している外部の業者へ、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取り扱いの全部または一部を委託する場合
  3. •裁判所・法令等により要求された場合
  4. •個人識別ができない状態で開示する場合
  5. •当社の権利や財産を保護する目的による場合

4. 個人情報に関するお問い合わせ窓口・苦情の申し出先

当社の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、苦情について、下記までご連絡ください。

AI inside株式会社 個人情報ご相談窓口
住所:〒150-0002 東京都渋谷区渋谷3-8-12 渋谷第一生命ビルディング4階
電話:03-5468-5041
(受付時間:午前9時~午後5時、土日祝祭日、年末年始、当社休業日を除く)

5. 保有個人データの開示、訂正等および利用停止等について

ご本人による、保有個人データの①利用目的の通知、②開示、③訂正、追加または削除、④利用停止、消去または第三者への提供停止(以下、①から④を総称して、「開示等」といいます。)の求めおよび苦情の申し出は下記の要領で対応いたします。

(1)開示等のご請求の申し出先

開示等のご請求については、所定の請求書に必要書類を添付の上、下記宛に、郵送によりお願いいたします。郵送の際は、配達記録郵便か簡易書留郵便の、配達記録が確認できる郵便にてお願いいたします。

〒150-0002 東京都渋谷区渋谷3-8-12 渋谷第一生命ビルディング4階
AI inside株式会社 管理部長 宛
電話:03-5468-5041
(受付時間:午前9時~午後5時、土日祝祭日、年末年始、当社休業日を除く)

(2)開示等のご請求における提出書面

開示等のご請求を行う場合は、次の請求書【1】をダウンロードして印刷して頂き、所定の事項を全て自筆にてご記入の上、ご本人様の確認のための書類【2】を同封し上記(1)宛にご郵送ください。

【1】当社所定の申請書

個人情報開示・訂正・利用停止等請求書

【2】ご本人様の確認のための書類

1)「運転免許証」、2)「パスポート」、3)「在留カード」または「特別永住者  証明書」、4)「健康保険証+3ヶ月以内に取得した住民票」のうち、1)~4)のいずれかのコピー。
ご本人様のお名前・住所の記載がある部分のコピーをお願いいたします。 尚、本籍地が記載されている証明書の場合は、お手数ですが「本籍地」部分は紙を貼るなどして、隠してからコピーをおとり下さいますようお願いいたします。

(3)開示等のご請求における際の費用負担について

個人情報の開示及び利用目的の通知の場合は、1回の請求ごとに手数料1,000円(税込み)をいただきます。個人情報の訂正、追加、消去、利用停止又は第三者提供の停止の場合は、手数料はいただきません。
1,000円分の郵便切手を提出書類と一緒にご同封ください。
当社への郵送料はご本人様にてご負担ください。
※手数料が不足していた場合、及び上記手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡いたしますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は、開示、利用 目的の通知のご請求がなかったものとして対応させていただきますので、ご了承願います。

(4)開示等のご請求に対する回答方法

請求書を受領後、原則として1ヶ月以内に、請求書記載の請求書住所に宛て、本人限定受取書留郵便にてご回答いたします。

(5)開示等のご請求等に関する注意点

直接ご来社いただいてのご請求はお受けいたしかねますので、あらかじめご了承ください。
特定記録郵便か書留郵便以外の配達の記録が残らない方法(例:普通郵便等)で請求さ れた場合、請求書の紛失等が発生した際の責任を当社で負うことができません。必ず特定記録郵便か簡易書留郵便でご請求ください。請求書類は、当社所定のものに限り、それ以外の書式ではお受けすることができませんので、あらかじめご了承ください。請求書類は本ホームページからダウンロードして印刷していただくか、(1)宛に直接ご請求ください。

(6)開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求にともない取得した個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲での調査、ご本人の確認、および当該開示請求等に対する回答にのみ利用いたします。
提出いただいた書類等は返却いたしません。開示等のご請求に対する回答が終了した後、適切に管理、廃棄させていただきます。

(7)開示等のご請求に関して回答等が出来ない場合について

次に定める場合は、開示等に対応することができません。不開示等を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。尚、利用目的の非通知及び不開示の場合についても、所定の手数料をいただきます。提出いただいた書類等は、お客様の負担で返却させていただきます。

  1. •請求書に記載されている住所、ご本人様の確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しないときなど、ご本人様の確認ができない場合
  2. •法定代理人様によるご請求に際して、法定代理権が確認できない場合
  3. •所定の提出書類に不備があった場合
  4. •請求書の記載内容により、当社が保有する個人情報を特定できなかった場合
  5. •開示のご請求の対象が開示対象個人情報に該当しない場合
  6. •ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  7. •当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  8. •当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

6.個人情報管理責任者

AI inside株式会社 個人情報保護管理者